Khách mời là thành phần không thể thiếu khi tổ chức một sự kiện. Chính vì thế khi tổ chức bất kì một event nào đi chăng nữa, dù quy mô lớn hoặc là nhỏ thì bạn cũng đặc biệt chú ý đến việc quản lý khách mời tới tham dự sự kiện. Việc này không thể làm qua loa được mà cần phải có nội dung rõ ràng. Vậy khi quản lý khách mời tham gia event bạn cần phải nắm các nội dung gì? Để có thể làm tốt điều này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Khách mời tham dự event gồm các đối tượng nào?

Nếu bạn là người chịu trách nhiệm về sự kiện thì bạn nên có một buổi làm việc với khách hàng để có thể lọc ra danh sách khách mời tham dự sự kiện. Sau khi làm việc với khách hàng bạn sẽ có một list ban đầu với khá chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi event diễn ra khoảng hai ngày.

Có khu vực để khách tới check in

Hầu hết những khách mời khi tham gia bất kì event nào cũng đều muốn check in event mà bản thân đến vì thế hãy sắp xếp một khu vực riêng để khách mời có không gian check in riêng. Nếu event của bạn có sự tham gia của khách VIP hoặc là giới truyền thông bởi vì đây là các nhân vật cần được quan tâm nên cần sắp xếp một bàn riêng cho những nhân vật này. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách tới vào cùng một lúc.

Đảm bảo an toàn cho toàn thể khách mời tham dự event

tổ chức lễ khai trương showroom

Nếu như event của bạn được thực hiện trong một nhà hàng thì việc quản lý khách mời rất dễ dàng nhưng nếu địa điểm là khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề dễ dàng. Vì tại đó diện tích không lớn, ánh sáng mờ không gian nhỏ hẹp, bàn ghế sắp xếp không theo một trình tự nhất định nên chúng ta cần bố trí thật tương đối nhiều bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình buổi tiệc diễn ra. Đối với không gian này bạn cần chú ý thiết kế một đường đi nhỏ giữa những khu vực để khi khách được mời lên tham dự những hoạt động thuận tiện. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hay cửa ra vào luôn phải thông thoáng.