Một người lập kế hoạch luôn giữ vai trò nhất định trong bất kỳ event lớn hay là nhỏ. Kế hoạch là “bản đồ” để bạn đi đến cuối sự kiện một phương pháp có trình tự, đường hướng để “hiện thực hóa” ý tưởng. Có thể nói, việc triển khai tổ chức chương trình perfect sẽ đưa ý tưởng tới với khách mời một phương pháp hoàn thiện, nếu như ý tưởng hoàn hảo tới mấy mà không tổ chức ổn thì sẽ dẫn đến khá nhiều vấn đề. Trong đa số công ty và doanh nghiệp nhỏ thì khá nhiều nơi họ tự đứng ra tổ chức một sự kiện cho chính mình.

dich vu to chuc le khai truong

Ghi rõ mục tiêu của event

Yêu cầu khi xác định mục tiêu là phải rõ ràng, càng rõ ràng thì càng đơn giản làm việc. Chắc chắn một điều rằng bạn không thể làm việc một bản thân ở tất cả các bước. Hơn nữa, nếu xây dựng kế hoạch theo nhóm thì nhất thiết phải có sự đồng bộ. Mọi người phải không ai được mơ hồ về mục đích sự kiện thì việc lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình mới thống nhất. Có rất nhiều mục tiêu thường gặp như: bán hàng, tăng sự phổ biến thương hiệu, gắn kết khách hàng với thương hiệu... Bạn phải viết kế hoạch làm thế nào để khi sự kiện kết thúc, hầu hết đa số khách mời phải hướng tới mục tiêu ban đầu đó.

Làm việc nhóm và báo cáo kết quả cuối cùng với lãnh đạo

Phải có người trao đổi, thảo luận để phản biện đối với ý tưởng của bạn. Một nhóm sẽ giúp đỡ kế hoạch hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với bối cảnh hiện ở của thương hiệu. Kĩ năng Brainstorming của người lập kế hoạch là yếu tố kiên quyết giúp cả nhóm đưa ra các ý tưởng bổ sung. Sự phản biện và tính toàn diện nên phải liên tục được nêu ra trong tất cả các lần thảo luận của nhóm. Sau khi đã thống nhất một bản kế hoạch tốt thì bạn trình kết quả đó cho lãnh đạo xem xét và quyết định.

Đừng xem thường truyền thông cho sự kiện

Người lập kế hoạch nên phải có cái nhìn tổng thể để kiểm soát toàn bộ, truyền thông báo chí, mạng xã hội, truyền thống trước –trong – sau event, tất cả phải được kết hợp hài hòa và có trọng tâm để kế hoạch diễn ra tốt đẹp trên thực tế.

tổ chức tết trung thu cho các bé
Bạn cũng nên phải lưu ý tới truyền thông nội bộ, tại vì thực sự đã có rất nhiều thương hiệu tập trung làm truyền thông bên ngoài nhưng lại quên đi điều quan trọng nhất và cơ bản nhất là truyền thông nội bộ. Người trực tiếp phụ trách đa số mảng khác nhau, dù lớn hoặc nhỏ của event đều nên phải hiểu sâu sắc về mục đích của sự kiện thì rất khó để công chúng mục tiêu có thể hiểu và làm được mục tiêu truyền thông khi tổ chức sự kiện.