Với năng lực hiện ở của các đơn vị tổ chức sự kiện Việt Nam thì thường không đủ khả năng cung ứng tất cả đa số thiết bị, vật dụng cho một chương trình tổ chức event. Và những đơn vị thực hiện sự kiện sẽ chọn cách hoặc là thuê ngoài hay là tự thuê mướn. những người cho rằng việc tự thuê mướn và vận hành một số thiết bị đó là cách để tiết kiệm chi phí cho event. Tuy nhiên, bạn biết không, việc thuê ngoài sẽ có rất nhiều điểm lợi và đôi khi chi phí sẽ thấp hơn so với bạn tự làm đấy!

công ty tổ chức tất niên

Hầu như với tất cả một số hạng mục bạn đều có thể thuê ngoài, việc thuê ngoài giúp bạn chuyên nghiệp hơn, quản lý event tốt hơn. Trong số đa số dịch vụ và thiết bị thuê ngoài thì có những hạng mục được thuê ngoài một vài, cụ thể:

Vấn đề con người, nhân sự: Một team thực hiện chương trình sẽ có những người tổ chức và chịu trách nhiệm chính và các người khác. Hãy tưởng tượng, bạn hoặc là đồng nghiệp của bạn là một người chủ chố của team, và bạn thuê một số bạn PG cho sự kiện đó. Và để đa số bạn PG làm tốt nhất nhiệm vụ của mình tại sự kiện, bạn hay đồng nghiệp của bạn sẽ nên làm việc với từng bạn PG, hướng dẫn từng người thì thời gian và công sức sẽ tốn rất lớn. Thời gian đó bạn có thể dành để quản lý chung, coi ngó tiến trình thực hiện chương trình chẳng hạn.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Và bạn còn nên nhân lên rất nhiều thời gian “lãng phí” này vì bạn không phải chỉ làm việc với nhóm PG mà còn phải làm việc với đa số ca sĩ, diễn viên, MC, helper, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Thay bởi vì phải “đau đầu” làm việc với từng người, nhắc họ đến đúng giờ, thương lượng hợp đồng, sao bạn không outsource cho một đơn vị cung cấp nào đó và chú tâm vào một số việc khác chủ yếu hơn để đảm bảo tốt đẹp cho event.

Trang thiết bị

Trang thiết bị thực hiện sự kiện có thể là hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu – màn chiếu, cabin phiên dịch (trong những sự kiện có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD… những vật dụng này thường những công ty thực hiện event không có sẵn mà buộc nên đi thuê mướn. nhiều nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thêm thiết bị, vận chuyển, quản lý và thứ khiển những thiết bị, và người tổ chức sự kiện sẽ không nên bận tâm đến việc vận hành một vài thiết bị này nếu như tìm được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Thi công – lắp đặt

Bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng tại vì đây là hạng mục quan trọng và mất vô cùng nhiều thời gian.