Đối với một số event được thực hiện ở một số tỉnh, những chuyến “chinh chiến xa nhà” thường khó khăn hơn so với một số event được tổ chức tại địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với một vài chuyến đi xa như thế này thì cần phải có những chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là vấn đề dự toán cho team tổ chức sự kiện đó nguyên nhân vì có nhiều chi phí phát sinh mà nếu không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng tới ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn phải thêm một số khoản đi lại, ăn ở, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia những phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

cong ty to chuc su kien tat nien

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là rủi ro đầu tiên mà một vài nhà tổ chức sự kiện nghĩ tới. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu xe hư, phạt hành chính (nếu có).hoàn chỉnh bạn phải có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn ở: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời đa số câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, ở bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hoặc là không (có đa số khách sạn ở các tỉnh họ chỉ chấp nhận số người tại một phòng nhất định, do đó bạn phải dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại đa số hơn dự định). Về vấn đề ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống tại nơi thực hiện sự kiện. Ngoài bữa ăn chính, bạn cần tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

to chuc su kien hop mat cuoi nam

Mua sắm vật dụng: Có một vài vật dụng bạn không thể mang theo mà nên mua sắm tại hiện truờng, bạn nên thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê một số vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. cách thức perfect là kiểm tra thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, bởi đôi khi quá nhiều việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không ngăn chặn.

Trên đây là các vấn đề nên lưu ý khi thực hiện nhiều sự kiện ở các địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ bởi do tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc thay đổi. Nhưng hi vọng nhiều lưu ý trên giúp đỡ bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong nhiều ngày đầu làm công việc thực hiện sự kiện ở tỉnh xa.