Để thực hiện một event cần phải hiện tổ chức hàng loạt nhiều công việc trước đó, một trong đa số công đoạn đầu tiên và cực kỳ quan trọng đó là lên kế hoạch cho event. Đây là quá trình mà người thực hiện event phải tính toán thật kỹ lưỡng, tại vì một kế hoạch chi tiết, cụ thể và đúng đắn sẽ giúp đỡ quá trình tổ chức diễn ra suôn sẽ. Kế hoạch càng dự liệu được đa số rủi ro có thể xảy ra thì càng hạn chế việc xảy ra những tình huống bất ngờ không mong muốn. Trong đó, việc lên kịch bản cho chương trình là việc mà bất kỳ người thực hiện event nào cũng nên nên quan tâm, người thực hiện sự kiện nên tính toán chu đáo, kịp bản càng phù hợp thì càng làm tăng hiệu quả của chiến dịch. Viết kịch bản chương trình không hề dễ dàng chút nào. Nó yêu cầu người viết phải nắm được một số quy luật nâng cao kể cả bên trong và bên ngoài, nên hiểu rõ đối tượng tham gia sự kiện. Bên cạnh đó là đa số yếu tố về đích đến của event, thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia event, chủ đề của event….

cong ty to chuc su kien tat nien

Để có thể giúp bạn xây dựng một kịch bản đầy đủ các nội dung và đúng trọng tâm, bạn có thể tham khảo qua đa số câu hỏi sau đây:

1. Khi thực hiện event này, đích đến của khách hàng của bạn là như thế nào? mục tiêu của sự kiện ra sao?

2. event dự định sẽ được thực hiện ở địa điểm nào? Địa điểm đó có đặc điểm gì? tại trong nhà hoặc ngoài trời?

cong ty to chuc su kien tat nien

3. sự kiện được thực hiện thời gian nào, mùa nào trong năm, buổi nào trong ngày?

4. Dự báo thời tiết lúc sự kiện diễn ra được dự báo là gì?

5. Hoạt động của mỗi event hoặc mỗi chuỗi sự kiện được thực hiện theo trình tự như thế nào, lần lượt từ hoạt động nào, tới hoạt động nào?

6. Nhóm thực hiện sự kiện gồm những ai? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)

7. cách thức thực hiện sự kiện ra sao?

8. Phương tiện cho nhóm thực hiện event gồm nhiều gì?

9. Nhóm tổ chức sự kiện gồm đa số ai (diễn viên, khách mời, …)? Tính chuyên nghiệp của họ là gì?

10. Phương tiện cho các người tổ chức sự kiện sử dụng – gồm những gì?

11. Nhóm khách hàng chính đối với sự kiện này là các ai? một vài hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi thực hiện event )?

12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với event này là các ai? đa số hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tỏ chức sự kiện)?