Thế nào là một gã Inbox Zero?

Inbox Zero (hộp thư đến ria-zô) là một góc nhìn về việc quản lý email với mục đích làm cho hộp thư đến trống rỗng – hoặc hầu như là trống rỗng – tại mọi thời điểm.

Inbox Zero được phát minh bởi Merlin Mann, một chuyên gia về năng suất. Theo Mann, Zero không có nghĩa là số lượng email có trong hộp thư đến. Zero là thời gian mà một người phải bỏ ra khi đầu óc của họ tập trung ở hộp thư đến. Quan điểm của Mann là thời gian và sự tập trung là có hạn, và khi ta bối rối với danh sách các việc cần phải làm thì lúc đó năng suất làm việc của chúng ta sẽ bị ảnh hưởng.

Mann chỉ ra 5 hành động mà chúng ta sẽ làm với các email: xóa, phản hồi, thực thi, trì hoãn và giao phó

Đây là một số mách nước của Mann để quản lý email hiệu quả:


- Xử lý email theo chu kỳ trong ngày, ví dụ vào thời gian đầu của mỗi giờ đồng hồ.

- Ưu tiên trước tiên xử lý các email mới. Xóa chúng hoặc để lại chúng để xem nội dung.

- Nếu người khác có thể trả lời tốt hơn thì hãy chuyển tiếp email cho người đó

- Hãy trả lời ngay lập tức các email hoặc tin nhắn nếu bạn có thể trả lời mỗi email hoặc tin nhắn trong thời gian 2 phút hoặc ít hơn.

- Đối với các email hoặc tin nhắn mà đòi hỏi thời gian trả lời nhiều hơn hai phút hoặc phải xử lý sau thì chúng ta tách riêng các email hoặc tin nhắn này ra thành một thư mục “Trả lời sau”

- Dành riêng một thời gian trong ngày để xử lý các email nằm trong thư mục “Trả lời sau”

Nếu thời gian của bạn dành cho hộp thư email và tin nhắn đúng như Mann nói, thì bạn đã trở thành một gã Inbox Zero.

Blackberry 10 đã giúp gì cho chúng ta?

- Hãy sử dụng tính năng: Xem nhanh tức thời email và tin nhắn trên BB10. Giờ đây bạn có thể xem và trả lời nhanh mọi email, tin nhắn, BBM ngay khi các tin nhắn được gửi đến điện thoại, dù bạn đang ở trong bất kỳ ứng dụng nào. Như vậy thời gian dành cho hộp thư đến sẽ giảm đáng kể.

- Hãy xem và truy cập email và tin nhắn từ màn hình khóa.

- Hãy gắn cờ để các email quan trọng được tự động chuyển vào lưu trữ và truy cập trong Blackberry Remember.

- Hãy chọn chế độ tắt các tin nhắn quảng bá khi các tin nhắn này không cần thiết

- Hãy đọc chủ đề:

10 mẹo giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn với BlackBerry Hub