Yếu tố lớn nhất có thể quyết định sự thành công của sự kiện đó là khách mời. Nếu như sự kiện của bạn tổ chức với quy mô lớn nhưng không có lượng lớn khách mời tham gia thì sự kiện đó không hoàn hảo. Nhưng nếu sự kiện được thực hiện với quy mô nhỏ nhưng khách mời tham dự quá đông thì bạn lại không thể nào quản lí cũng như phục vụ khách hàng như mong đợi thì sự kiện của bạn cũng đã thất bại.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Để giúp bạn hiểu hiểu rõ hơn các tình huống có thể xảy ra đối với event chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số thông tin dưới đây.

Có quá ít khách mời tham gia so với quy mô của sự kiện

Nếu bạn thực hiện một event thì đòi hỏi khách mời phải tới từ nhiều nguồn khác nhau điều đó có nghĩa là bạn khó có thể kiểm soát được khách mời đó là ai và tới từ thực hiện nào thì điều tốt nhất bạn nên làm đó chính là mở cửa tự do cho tất cả những khách mời cũng như khán giả đến tham gia.

Không chỉ dừng lại tại đó bạn cần phải thu hẹp bớt không gian thực hiện sự kiện để tạo cảm giác khách mời đông hơn. Nếu lượng khách mời tới quá ít so với dự kiến bạn nên huy động tất cả các nguồn nhân lực để gọi điện thoại nhắc nhở khách mời đến đúng giờ để kịp cho tiến độ của sự kiện.

Có quá đông khách mời đến tham dự so với quy mô của event

Đôi khi trong thực hiện sự kiện bạn sẽ phải gặp các vấn đề đáng lo ngại về khách mời như lượng khách mời quá ít so với event hoặc là lượng khách mời tới quá đông cũng phát sinh một sự cố cần phải giải quyết. Bởi vì thế việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham dự nữa, đóng tất cả những cửa ra vào.

Nếu như trong thực hiện sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham gia để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Còn về phần thức ăn và đồ uống thì cần phải phân công người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

tổ chức lễ khai trương

Đối với những event hội nghị, khách mời vượt dự kiến thì bạn sẽ đơn giản xử lí hơn nhiều. Tại vì khi đó bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến. Dù sao số lượng khách mời này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hay là thông báo cho họ về sự kiện.