Ngoài việc thực hiện những event trong điều kiện thời tiết thuận lợi thì đôi khi bạn cũng sẽ tổ chức các event trong điều kiện thời tiết diễn biến xấu. Khi thực hiện sự kiện trong thời gian này sẽ gặp không ít các khó khăn, tại vì phải chuẩn bị rất nhiều thứ, nhất là với những sự kiện ngoài trời.

công ty tổ chức lễ khánh thành

Dù tổ chức event trong thời tiết như thế nào thì sự kiện cũng phải được diễn ra thành công và đem tới cảm giác độc đáo cho toàn thể khách mời khi đến tham gia. Vậy khi thực hiện event trong điều kiện thời tiết diễn biến không thuận lợi thì bạn cần phải làm gì?

Xác định ngân sách cho phép tổ chức sự kiện là bao nhiêu?

Việc tính toán kinh phí để làm một sự kiện ngoài trời vào mùa mưa, sẽ có sự khác biệt so với mùa nắng, tại vì bạn sẽ phải trang bị thêm một số thứ để phòng tránh sự thay đổi thời tiết, cho dù bạn có sử dụng tới nó trong sự kiện hoặc không. Vì vậy, đừng quên dự trù kinh phí cho các trường hợp nếu như bạn không muốn phải tự bỏ tiền ra cho các phần chênh lệch này khi đối diện với thực tế.

Lên kế hoạch chi tiết cho event

Bạn nên lựa chọn một địa điểm mà trong trường hợp có mưa, chúng ta có thể dời địa điểm một phương pháp đơn giản. Chẳng hạn chuẩn bị một ngày hội ở sân nhà thi đấu, khi mưa tới chúng ta có thể dời những hoạt động vào bên trong nhà thi đấu. Để đạt được điều này, bạn cần lên phương án chi tiết, khi trời mưa sẽ tiến hành dời chuyển những thứ gì, tổ chức lại hoạt động như thế nào và sắp xếp, chuẩn bị trước địa điểm trong nhà cho chu đáo phòng khi cần tới.

Chúng ta sẽ cần tới các phương tiện che mưa hiệu quả và điều này sẽ được đề cập tại phần sau. Nếu bạn tìm được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn phải đối phó với một vấn đề khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị các âm thanh này làm phân tán hoạt động hay lấn át những âm thanh trong event, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

cong ty to chuc su kien tat nien

Sử dụng lều bạt và các phương tiện che chắn sẽ rất hữu dụng trong những điều kiện thời tiết xấu, kích thước của chúng có thể thay đổi tùy vào quy mô diện tích của event. Kinh tế hơn, chúng ta có thể dù che, ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt, có tác dụng che mưa, che nắng.