Một sự kiện được đánh giá là hoàn hảo dựa trên không hề ít yếu tố khách nhau như địa điểm tổ chức, không gian của buổi tiệc, phục vụ và thực đơn. Nhưng có một yếu tố vô cùng chủ yếu quyết định mức độ hoàn hảo của sự kiện đó là quản lý khách mời đến tham dự sự kiện. Việc này đòi hỏi bạn phải có tương đối nhiều kinh nghiệm và khả năng giải quyết tình huống nhanh. Dưới đây là 4 điều bạn nên lưu ý khi quản lý khách mời tham dự buổi tiệc.

tổ chức tết trung thu cho các bé

Xác định đối tượng tham gia event

Nếu bạn là người chịu trách nhiệm về event thì bạn cần có một buổi làm việc với khách hàng để có thể lọc ra danh sách khách mời tham dự sự kiện. Sau khi làm việc với khách hàng bạn sẽ có một danh sách ban đầu với khá chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức perfect cần được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

sắp xếp khu check in riêng cho khách mời

Hầu hết một số khách mời khi tham gia bất kì event nào cũng đều muốn check in event mà bản thân đến tại vì thế hãy sắp xếp một khu vực riêng để khách mời có không gian check in riêng. Nếu sự kiện của bạn có sự tham gia của khách VIP hoặc giới truyền thông bởi lẽ đây là 4 nhân vật cần được quan tâm nên nên sắp xếp một bàn riêng cho các nhân vật này. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc.

to chuc le khai truong

Đặt sự an toàn của khách mời lên trên tất cả
Nếu event của bạn được thực hiện trong một nhà hàng thì việc quản lý khách mời rất đơn giản nhưng Nếu địa điểm là khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản. bởi vì tại đó diện tích không lớn, ánh sáng mờ không gian chật hẹp, bàn ghế sắp xếp không theo một trình tự nhất định cần bạn nên bố trí thật không ít bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình buổi tiệc diễn ra. Đối với không gian này bạn cần lưu ý thiết kế một đường đi nhỏ giữa một vài khu vực để khi khách được mời lên tham dự các hoạt động hay là trò chơi có thể đơn giản di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hay cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu như có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.