Việc tổ chức event ở một tỉnh sẽ mang lại không hề ít khó khăn không ít bỡ ngỡ cho người làm sự kiện từ nơi khác đến với ngay cả đa số người làm event vô cùng nhiều năm trong nghề.

Dưới đây là một số lưu ý có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị hoàn chỉnh hơn cho đa số sự kiện tại một tỉnh nào đó.

công ty tổ chức sự kiện tất niên



1. Khảo sát địa điểm thực hiện.

Bạn là người thường xuyên làm sự kiện mà địa điểm lại là đa số khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ rồi thì công việc này rất dễ dàng. Còn làm việc với những khách sạn tại tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ nên nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải các khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải tương đối vất vả, mà đó lại là điều thường gặp tại các khách sạn ở thành phố nhỏ..

nếu như bạn thực hiện một chuỗi event ở không hề ít địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. bởi do thế, bạn cần phân chia theo cấp độ và đi khảo sát đa số điểm chủ yếu hơn trước. Việc này thực tế và nên thiết, nguyên nhân vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của các khách sạn cung cấp thêm (thường rất lung linh) hoặc là kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc trang trí... để rồi đến lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, nếu như không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước những vấn đề này.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất khá nhiều thời gian và khiến nhiều người làm event mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.

Thường thì các đơn vị phụ trách đa số hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một vài đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước sự kiện, bạn cần cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có những điều chỉnh kịp thời. Bạn cần lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp thêm, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.