RFP meeting - Request for Proposal hay tạm dịch ra nghĩa tiếng Việt là yêu cầu proposal. Khi bạn tham gia một RFP meeting cũng là lúc đang bắt đầu một quy trình đấu thầu cho việc thực hiện sự kiện.

Khách hàng có thể thông qua RFP có thể có 4 đánh giá về agency về năng lực công ty, khả năng cung cấp dịch vụ của công ty… Đây cũng là một trong nhiều tiêu chí chủ yếu để quyết định có lựa chọn agency đó hay là không.

to chuc le khai truong showroom

Nội dung của một bản RFP cơ bản thường chứa đựng một số thông tin về khách hàng, những thông tin về yêu cầu của họ để làm căn cứ cho agency chuẩn bị một proposal tương ứng.

những nội dung về RFP meeting

3 công ty lớn ở Việt Nam hiện nay khá chuyên nghiệp, họ chuẩn bị một cách thức rất chu đáo nên hỗ trợ rất nhiều cho một số người nhận RFP lĩnh hội thông tin, do đó rất thuận tiện để có thể hoàn thành đa số proposal hoàn hảo.

công ty tổ chức tất niên



Tuy nhiên, 6 công ty vừa và nhỏ lại không chuyên nghiệp và còn mơ hồ về nội dung này. nên khi họ cần tổ chức một sự kiện nào đó thì họ chỉ đơn giản là trình bày 3 thông tin rồi giao phó cho Agency, còn mình họ thì dường như hoàn toàn bị động.

Dưới đây là một cấu trúc tương đối thông dụng của một RFP. Tuy nhiên, tùy theo từng event mà bạn có thể chọn 5 nội dung chủ yếu để trình bày trọng tâm hơn, cụ thể là các vấn đề sau:

Công ty mời thầu là ai?

Sản phẩm hoặc dịch vụ đó là gì?

Sau khi thực hiện sự kiện cần làm được điều gì?

Thông tin cơ bản về nội dung sự kiện: đích đến, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự đích đến...

Ý tưởng, thông điệp cần truyền tải

những hoạt động cơ bản cần có

một số yêu cầu cơ bản đối với nhà thực hiện

4 yêu cầu đặc biệt khác: màu sắc chủ đạo, tiết mục văn nghệ cần phải có, MC cần phải mời, địa điểm nên phải chuẩn bị, một số tiện ích cần có...

rủi ro truyền thông

Giới hạn ngân sách

Vai trò, công việc của Agency: sẽ cung cấp thêm, thực hiện các hạng mục nào trong số 6 hạng mục cần làm ở Event này

Tiêu chuẩn để lựa chọn agency thắng thầu

nhiều khách hàng, chương trình tiêu biểu/ tương tự mà agency/supplier đã làm

Lịch trình: thời hạn (deadline) gởi proposal, ngày present, ngày công bố agency thắng thầu, ngày ký hợp đồng...

Gởi proposal này cho ai, ở đâu

Nếu nên thêm thông tin thì liên hệ ai

trao đổi RFP chuẩn bị cho proposal

Buổi RFP càng chi tiết thì Agency càng chuẩn bị được proposal tốt

RFP có thể được phía Công ty/Agency áp dụng cho Supplier (nhà cung cấp thêm) để tìm kiếm 3 Supplier có hàng hóa dịch vụ và năng lực cung cấp phù hợp cho sự kiện.